Opetushallituksen linjauksen mukaan oppilaiden ja opiskelijoiden valokuvaaminen kouluissa ja oppilaitoksissa sekä kuvien myyminen on vakiintunutta ja laajalle levinnyttä toimintaa. Koulukuvauksista on muodostunut kouluissa ja oppilaitoksissa vuosittainen ja tärkeä traditio. Toiminta on kouluille vapaaehtoista, mutta kuvauksiin voidaan käyttää koulun työaikaa.
Suomen koulukuvausliitto suosittelee, että koulu- ja päiväkotikuvausten järjestämisestä ei päätettäisi kuntien hankintatoimen toimesta julkisilla kilpailutuksilla, vaan suorilla sopimuksilla koulujen ja päiväkotien kanssa.
Kuvaukset eivät pääsääntöisesti ylitä hankintojen kansallista 500.000 € kynnysarvoa (ilman arvonlisäveroa). Kynnysarvon alle jääviin niin sanottuihin pienhankintoihin ei sovelleta hankintalakia.
Hankintatoimen järjestämät kilpailutukset estävät kouluja ja päiväkoteja valitsemasta itsensä kannalta sopivimman kuvaajan palveluja sekä vähentävät kuvaajien ja muiden kuvauspalvelukokonaisuuteen osallistuvien ammattilaisten työn arvostusta. Hankintatoimen julkisissa kilpailutuksissa ei huomioida aikaisempaa asiakastyytyväisyyttä eikä paikallisuutta, ja pääpaino on poikkeuksetta tuotteiden hinnoissa. Tämä puolestaan johtaa väistämättä kilpailutettujen tuotteiden hinnoitteluun alle tuotantokustannusten.
Taloustutkimuksen vuonna 2021 tekemän tutkimuksen mukaan 71 % koulujen ja päiväkotien päättäjistä haluaa itse valita kuvausliikkeen. Kuvauksen tilaavalla ja järjestävällä taholla tulee olla päätäntävalta siitä, mitä kuvausliikettä he haluavat käyttää. Näin on toimittu jo vuosikymmeniä, ja tällä tavoin koulut ja päiväkodit ovat voineet valita omiin tarpeisiinsa sopivimman ja laadukkaimmaksi kokemansa palveluntarjoajan. Vapaa kilpailu eri kuvauspalveluntarjoajien välillä takaa, että koulu- ja päiväkotikuvausten markkinat pysyvät mahdollisimman avoimena ja monipuolisena, jolloin myös usealla eri kuvauspalveluntarjoajalla on tasapuoliset mahdollisuudet palvelujensa tarjoamiseen.
Jos kunta kuitenkin päättää käyttää julkista kilpailutusta kuvauksissa, niin silloin tulisi käyttää puitejärjestelyä, johon hyväksytään kaikki tarjouspyynnön kriteerit täyttävät palveluntarjoajat. Puitejärjestelyssä kukin koulu ja päiväkoti valitsee tarpeisiinsa parhaiten soveltuvan toimijan puitesopimuskumppaneiksi hyväksyttyjen toimijoiden joukosta. Koulut ja päiväkodit liittyvät mukaan puitejärjestelyyn jo olemassa olevien sopimusten päättyessä.
Kuvien kustannuksista 85 % muodostuu kuvausliikkeen henkilöstökuluista. Koska päiväkotilasten kuvaaminen vie enemmän aikaa ja päiväkodit ovat kouluja pienempiä yksiköitä, tulisi ne ehdottomasti kilpailuttaa erikseen. Taloustutkimuksen tekemän tutkimuksen (2021) mukaan sopiva hinta kuvapaketille päiväkotilasten vanhempien mielestä on 24,97 € ja koululaisten vanhempien mielestä 22,33 €. Puitejärjestelyssä kilpailutus tulisikin toteuttaa ns. käänteisenä kilpailutuksena, jossa kolmen tuotteen (ryhmäkuva, muotokuva-arkki ja tarra-arkki) kuvapaketille on tarjouspyynnössä määritelty hinta.